¡Oferta, oferta! – Cuando apremia disponer de un presupuesto.

Cuando apremia disponer de un presupuestoMuchos ingenieros de ventas pasamos gran parte de nuestro tiempo realizando y presentando ofertas técnico-económicas. Lo habitual es recibir una requisición por parte de un cliente con un determinado tiempo límite para presentar una propuesta o declinar la participación. Este tiempo acostumbra a ser razonable, pero en ocasiones los clientes sorprenden con súbitas peticiones de oferta urgentes con plazos de presentación demasiado cortos e inasumibles. Ellos lo saben, como lo demuestra el recurrente chascarrillo: “lo necesito para ayer”, pero a veces no les queda más remedio que presionar en este sentido.

¿Cuándo se producen estas situaciones?

1. Se desmonta la planificación.

Bien por una incorrecta previsión de plazos, o por retrasos o problemas de diversa índole, al cliente puede habérsele retrasado el proyecto y las peticiones de oferta que lanza en esa situación son ya todas urgentes y tienen plazos de entrega muy cortos para intentar compensar el retraso ya acumulado.

2. Descubre tecnología alternativa.

Los responsables del proyecto pueden tener muy avanzadas las propuestas de otros proveedores inicialmente considerados para un proyecto, pero de repente se les presenta una nueva tecnología con claras ventajas que no conocían, y que justifican alargar los plazos de la ejecución para poder contar con esta nueva propuesta. Si esto nos ocurre, y somos nosotros los recién llegados, habrá generalmente una gran presión por ofertar de forma urgente. En cambio los que ya han acabado el trabajo podrán sentir algo de frustración se perciben que alguien más intenta entrar en el juego y además ese alguien retrasa la toma de decisiones.

3. Fase inicial del proyecto, presupuesto inicial para aprobación.

Los subcontratistas, ingenierías o departamentos de proyectos de las empresas industriales muy habitualmente necesitan elaborar un borrador de proyecto inicial que debe ser presentado y es susceptible de ser aprobado. Esta fase preliminar requiere un presupuesto estimativo, y por eso los clientes piden a los proveedores de maquinaria insistentemente un “precio para ayer” aunque sea estimativo y sin importarles demasiado los pormenores de la tecnología en cuestión.

4. Por desconocimiento.

Puede pasar que el cliente sencillamente piense que un determinado plazo para poder ofertar un tipo de equipo es suficiente, cuando en realidad se requiere más tiempo si por ejemplo los diseños no son estándar, hay que solicitar precios a sub-proveedores o se necesitan más datos de los facilitados para poder definir un sistema óptimo.

Consejos. ¿Qué hacer?

Evidentemente a los suministradores de tecnología no nos hace demasiada gracia tener que presentar un precio de forma urgente. Nos gusta estudiar el caso, resaltar las ventajas técnicas de nuestros sistemas, asegurarnos de ofertar todas las opciones necesarias, adjuntar fotos y presentaciones, calcular bien los costes y márgenes para cerciorarnos de ser competitivos y sobre todo no cometer errores que posteriormente puedan llevar a la frustración o al enfado si el precio real a la hora de firmar el contrato supera el inicialmente estimado. No obstante, la realidad es que nos tenemos que enfrentar a este tipo de casos que por otra parte se justifican como he comentado en los párrafos anteriores. Ahí van algunos consejos según mi experiencia:

1. Pedir más tiempo.

Como suele decirse, el “no” ya lo tenemos. Yo siempre intento dar este primer paso: contactar con el cliente, bien mediante una llamada telefónica si existe una relación de confianza, o alternativamente mediante un correo electrónico en tono más formal donde se explican las particularidades que no permiten cumplir con el plazo excesivamente corto para presentar una propuesta. Seguidamente es aconsejable sugerir el nuevo plazo de entrega que necesitamos, y también remarcar el gran interés en participar en el caso concreto. He de decir que siempre que he solicitado algo razonable se ha aceptado. La verdad es que en mi caso no he perdido ningún proyecto por culpa de no haber ofertado a tiempo, y si mirase en general en mi empresa el porcentaje sería realmente bajo.

2. Dejar claro que se trata de una estimación.

Cuando no hay más remedio que dar un precio estimativo para poder estar dentro del proyecto, creo que es muy importante remarcar en todas partes que se trata de una estimación inicial. Incluso si es posible indicar algo así como “precio estimativo a revisar”, o “no vinculante”, etc. Los clientes suelen aceptar incluir un margen de error, por ejemplo: “precios estimativos con posible variación +/-10%”. Todo ello tiene el objetivo de curarse en salud, y evitar el enfado del cliente a la hora de presentar una oferta completa más formal, en sucesivas etapas del proyecto, cuando se pueden descubrir extra costes no previstos. Recuerdo un caso en el que tuvimos que dar un precio para un mezclador de sólidos de forma urgente. Lo hicimos, y cuando posteriormente nos enviaron la requisición descubrimos que el cliente necesitaba incluir en el alcance de suministro todo el sistema de control, válvulas y otros elementos auxiliares. El precio final dobló la estimación inicial, y ello puso en peligro el proyecto.

3. Forma de presentar la estimación de precio.

Una llamada telefónica o un e-mail son formas de comunicar un precio inicial que en ocasiones pueden ser más que suficientes para un cliente y se evita de esta manera presentar documentos formales que pueden luego acabar en manos de otro interlocutor con el que no hemos hablado aún, y que puede interpretar tales documentos como propuestas formales.

4. Involucrar a otros departamentos.

Por último, aconsejo ir si es posible de la mano de los departamentos de producción y/o compras. Tú como ingeniero de ventas tienes proyectos anteriores similares en los que bastarte para hacer un cálculo de precio estimativo en un nuevo caso, pero los mencionados departamentos pueden servir de ayuda contrastando el precio con los costes de producción y subcontrataciones actuales, y además tenerlos a favor puede ayudarnos en caso de que finalmente el precio de la oferta formal sea más elevado de lo previsto y tengamos que justificarlo frente al cliente. Si te aventuras a dar un precio estimado tú solo, por aquello de las prisas y la presión, a la hora de encontrarte con problemas y tener que dar explicaciones los otros departamentos pueden no ser tan propensos a ayudarte, a mi juicio con razón, si no les has consultado inicialmente.

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